Egenföretagare och mindre företag lägger ofta tid på att försöka hitta bra sätt att sköta tidrapportering och redovisning till kunder. På fakturor ska det ska tydligt framgå vad som gjorts, hur länge och även eventuella utlägg. För företag är även tidrapportering grunden för att kunna betala ut korrekta löner.
Redovisningen ligger till grund för fakturor till kunder men ska även vara underlag till Skatteverket och andra myndigheter. Att sköta sin bokföring tar tid även om det finns bra digitala system. Därför det finns även tidrapporteringssystem som går att integrera med bokföringssystem och lönesystem vilket spara mer tid. Då går det att spara kostnader på administration och stärka företagets ekonomi.
Tidrapportering extra viktigt vid projektarbete
Det är vanligt företagare, konsulter och frilansare arbetar på projektbasis. Ibland kan det vara flera inblandade och för att kunna rapportera tider korrekt krävs bra tidrapporteringssystem. När alla inblandade är noga med att redovisa sina timmar per arbetsuppgift och ansvarsområde blir även fakturorna korrekta.
Det går även att under projektets gång se över ansvarsfördelningen och tydliggöra vilka prioriteringar som behöver göras. Då går det även att fördela om timmar och beställaren får en tydligare bild över projektets arbetsgång.
Genom att kunna gå tillbaka och sammanställa rapporter går det även att öka lönsamheten i företaget. Kommande projekt kan budgeteras bättre mot beställare. För det är lätt att obetalda timmar rinner i väg om det är svårt att överblicka antalet nedlagda arbetstimmar.
Effektivisera och skapa bättre rutiner med digitala system
Effektivisera arbeta skapar bättre lönsamhet i företaget, det innebär inte att skära ner och att färre ska göra mer. I stället handlar det om att kunna se vart behovet är störst och kunna omfördela resurser.
Ibland kan det finnas en snedfördelning, en del arbetar mer övertid vilket i längden inte är bra för hälsan. Tidrapporteringssystem och tidsredovisning synliggör snedfördelning tydligt. Det tillåter att kunna göra uppföljningar för att skapa bättre rutiner. Över tid går det även att se trender, till exempel om det finns återkommande toppar i arbetsbörda. Då går det arbeta systematiskt för att kunna jämna ut timmar även över tid.
Att välja system för tidredovisning
Företagare med anställda har även stort ansvar för att se till att anställda inte arbetar för mycket eller på otillåtna tider. Tidrapporteringssystem kan även vara ett verktyg som möjliggör att kunna dokumentera och visa för myndigheter att arbetsrätten följs.
Det kan vara svårt att välja ett system för tidredovisning. Aspekter som kostnader, möjlighet att integrera med bokföringssystem och funktionalitet är viktiga. Det bästa sättet är att begära in offerter och genomgångar av system. Då går det att få en realistisk överblick över hur mycket ett program kostar över tid och om det finns verktyg som bidrar till att spara pengar.
